Zorganizuj wydarzenie z Fundacją Candela!

Wsparcie organizacyjne dla naukowców

Jednym z głównych filarów działalności Fundacji Candela jest wspieranie polskiego środowiska naukowego w organizacji wydarzeń: konferencji, warsztatów, seminariów i innych spotkań naukowych. Mamy bogate i udokumentowane doświadczenie w organizacji wydarzeń międzynarodowych, jak i krajowych.

Naszym nadrzędnym celem jest umożliwienie naukowcom w pełni skupić się na stronie merytorycznej wydarzenia. Całe zaplecze administracyjne zapewnia Candela, opierając się na światowych standardach branżowych. Bez stresu, pośpiechu i zbędnych formalności, za to z pełnym wsparciem od początku do końca. Zadbamy o to, aby Państwa konferencja powstała bez zbędnych formalności i przebiegła z maksymalnym efektem naukowym.

Decydując się na współpracę z Candelą, przyczyniasz się do powstawania programów, które wspierają rozwój środowiska naukowego w Polsce i kształcenie nowego pokolenia badaczy.

Jesteśmy partnerem mówiącym tym samym językiem co naukowcy

Fundacja jest tworzona przez przedstawicieli środowiska akademickiego, którzy doskonale znają realia i potrzeby polskich naukowców oraz rozumieją specyficzne wymogi konferencji i innych wydarzeń naukowych. To właśnie ta kwestia, tj. znajomość formuły konferencji naukowej od strony zarówno uczestnika, jak i organizatora, odróżnia Fundację Candela od innych firm i podmiotów organizujących eventy.

Co oferujemy

Kompleksowa organizacja wydarzeń naukowych wymaga czasu, doświadczenia i koordynacji wielu ruchomych elementów. Zespół Fundacji Candela w 100% przejmuje te obowiązki od naukowców, zapewniając pełne wsparcie od pierwszego maila, po ostatni certyfikat.

Zapewniamy między innymi:

• przygotowanie, aktualizowanie i archiwizację strony internetowej konferencji,
• opracowanie identyfikacji wizualnej wydarzenia,
• wyznaczenie ewentualnej opłaty konferencyjnej (w oparciu o Państwa wymagania, preferencje i marzenia),
• obsługę zapytań uczestników (w tym utworzenie dedykowanego maila wydarzenia),
• obsługę rejestracji, płatności (w tym elektronicznych) i fakturowania uczestników,
• sprawdzenie, negocjacje i rozliczenie wynajmu sal, zakwaterowania, cateringu i innych podwykonawców,
• kompleksową obsługę sponsorów,
• zaprojektowanie i przygotowanie pakietów konferencyjnych dla uczestników,
• oznakowanie przestrzeni konferencyjnej,
• kompleksową obsługę doświadczonego koordynatora przez cały czas trwania wydarzenia;
• zapewnienie sprzętu i obsługę techniczną sal w trakcie wydarzenia,
• przygotowanie książki abstraktów,
• zorganizowanie wydarzeń towarzyszących konferencji (Welcome Reception, kolacje konferencyjne, zwiedzanie, transfery, itp.),
• przygotowanie sprawozdania po wydarzeniu,
• … i wszystko inne, co nie jest programem merytorycznym wydarzenia.

Innymi słowy zdejmujemy z Państwa biurka wszystko, co nie jest nauką. Zdajemy sobie sprawę, że zabezpieczenie jakości merytorycznej wydarzenia wymaga spokoju, i my go Państwu zapewniamy.